01Gestionale in abbonamento o su misura: come scegliere
Offriamo entrambe le soluzioni, quindi non abbiamo motivo di spingerti verso l'una o l'altra. Il gestionale in abbonamento è già pronto: lo configuriamo per la tua attività e lo usi da subito, con aggiornamenti e assistenza compresi. Il gestionale su misura invece viene costruito sui tuoi processi e diventa tuo.
Per decidere guardiamo tre cose: quanto il tuo modo di lavorare somiglia a quello di altre attività del settore, quante persone useranno il gestionale e con quali permessi, e quali strumenti deve collegare. Se nessuna delle nostre soluzioni in abbonamento fa al caso tuo, ti indichiamo la migliore che c'è sul mercato, anche se non è nostra.
02Quando basta un software gestionale in abbonamento
Se la tua esigenza è comune a molte attività, un software già pronto è spesso la scelta più sensata: prenotazioni e agenda, gestione dei pazienti per un nutrizionista, anagrafiche clienti e scadenze. Parti in poco tempo, paghi un canone mensile e non devi pensare a server e aggiornamenti.
Il limite è che il programma resta uguale per tutti: puoi configurarlo, ma non riscriverlo. Se ti accorgi che stai adattando il tuo lavoro al software invece del contrario, è il segnale che conviene valutare un'altra strada.
03Quando conviene un gestionale su misura
Un gestionale su misura ripaga quando il tuo lavoro ha passaggi che i programmi standard non prevedono: un calcolo dei preventivi particolare, un flusso di approvazione interno, documenti con un formato preciso. Oppure quando, con gli abbonamenti, finiresti per pagare tre programmi diversi e copiare i dati dall'uno all'altro.
Per non fare un salto nel buio partiamo da un MVP, cioè una prima versione con le sole funzioni indispensabili. La usi davvero sul lavoro, ci dici cosa manca e cosa non serve, e solo dopo aggiungiamo il resto: così investi in ciò che usi, non in ciò che immaginavi di usare.
04Da Excel a un gestionale: come avviene il passaggio
Molti partono da fogli Excel che col tempo sono diventati difficili da tenere in ordine: più versioni dello stesso file, formule che si rompono, nessuna traccia di chi ha cambiato cosa. Un gestionale tiene i dati in un unico archivio, aggiornato per tutti nello stesso momento.
Non devi ricominciare da capo. Analizziamo i tuoi fogli, eliminiamo i doppioni e importiamo clienti, articoli e storico nel nuovo sistema; se qualcuno nel team è abituato a lavorare in Excel, possiamo prevedere l'esportazione dei dati in quel formato.
05Integrazioni, utenti e permessi
Un gestionale utile non lavora da solo. Lo colleghiamo agli strumenti che usi già, come Google Calendar, il programma di fatturazione, i pagamenti online, l'email o WhatsApp, così un dato inserito una volta arriva dove serve.
Ogni persona ha il proprio accesso e vede solo ciò che le compete: il titolare ha la visione completa, la segreteria gestisce agenda e anagrafiche, un collaboratore esterno vede solo le sue pratiche. Quando qualcuno non lavora più con te, basta disattivare il suo utente.
06I dati restano tuoi e l'assistenza continua
Con il gestionale su misura sono tuoi sia il codice sia i dati, e non dipendi da noi per continuare a usarlo. Con un software in abbonamento ti spieghiamo fin dall'inizio come esportare i tuoi dati, così sai che puoi cambiare strada quando vuoi.
In entrambi i casi ti formiamo all'uso, ti lasciamo un manuale e restiamo disponibili per domande e correzioni. Con l'abbonamento gli aggiornamenti sono compresi; con il su misura concordiamo la manutenzione e le nuove funzioni man mano che la tua attività cresce.
