Quanto costa digitalizzare un'azienda? Come leggere il preventivo

Da cosa dipende il prezzo della digitalizzazione?

Due aziende con lo stesso fatturato possono ricevere preventivi lontanissimi, perché il prezzo non dipende dalla dimensione: dipende da cosa c'è da fare. Le voci che lo spostano davvero sono queste.

• Quanti processi digitalizzi. Un conto è automatizzare i promemoria degli appuntamenti, un altro è rifare insieme agenda, preventivi, fatture e magazzino. Ogni processo aggiunto aggiunge lavoro di analisi, sviluppo e formazione.
• Come lavori oggi. Se i dati sono già in fogli ordinati, la partenza è veloce. Se sono su carta, in file diversi per ogni persona o solo nella testa di qualcuno, serve prima un lavoro di raccolta e pulizia.
• Gli strumenti che usi già. Se il nuovo sistema deve parlare con programmi esistenti, serve un'integrazione: è lavoro in più all'inizio, ma evita i doppi inserimenti per sempre.
• I dati da migrare. Archivi di anni, con doppioni e formati diversi, richiedono più tempo di un elenco clienti pulito.
• Le persone da formare. La digitalizzazione funziona se chi lavora la usa volentieri: la formazione non è un extra, è parte del progetto.

Quali voci compongono il preventivo?

Un preventivo di digitalizzazione fatto bene si legge voce per voce. Queste sono quelle che dovresti trovarci, in un ordine che è anche la sequenza del lavoro.

1. L'analisi dei processi. Qualcuno deve guardare come lavori davvero: da dove entrano le richieste, dove si accumulano i ritardi, quali passaggi sono copia-e-incolla travestiti. Da noi questa parte, con il preventivo, è gratuita.
2. Il software. Può essere un gestionale già pronto, pagato in abbonamento mensile, oppure un software su misura costruito sui tuoi processi, pagato una volta. La scelta dipende da quanto il tuo modo di lavorare è standard.
3. Le automazioni. Promemoria, solleciti di pagamento, report ed email che partono da soli: sono spesso la parte con il ritorno più rapido, perché tolgono subito lavoro ripetitivo.
4. La migrazione dei dati. Portare clienti, listini e archivi dal vecchio sistema (o dai fogli) al nuovo, con la pulizia che serve per non importare anche il disordine.
5. La formazione e l'accompagnamento. Una sessione pratica per chi userà gli strumenti ogni giorno e un riferimento a cui scrivere nelle prime settimane.

Quanto costa, in pratica?

Siamo tra i pochi a pubblicare i prezzi, quindi diamo anche qui le cifre orientative, le stesse che trovi nel nostro calcolatore di preventivo: un software su misura parte da 1.000 € a salire, le automazioni hanno un prezzo variabile perché dipendono da quanti processi tocchi e dagli strumenti che usi già, i software pronti si pagano con un abbonamento mensile. Sono indicazioni oneste, non promesse: la cifra esatta può scendere o salire, e arriva con un preventivo scritto e gratuito.

C'è poi il costo che nessun preventivo mostra: quello di non digitalizzare. Un esercizio utile è annotare per una settimana le ore passate a ricopiare dati, cercare informazioni e rincorrere pagamenti. Se sono 4 ore a settimana, in un anno sono circa 200 ore: moltiplicale per quanto vale un'ora del tuo lavoro e hai il vero termine di paragone per qualsiasi preventivo.

Da dove conviene cominciare?

Dal processo che fa più male oggi. Per molte attività è uno di questi tre: gli appuntamenti che saltano senza un promemoria, i pagamenti da rincorrere a mano, o il foglio di calcolo condiviso che è diventato l'archivio di tutta l'azienda. Di quest'ultimo caso abbiamo scritto una guida dedicata: da Excel a un gestionale.

L'importante è non stravolgere chi lavora: la digitalizzazione fatta bene cambia gli strumenti, non le persone. Si introduce un pezzo, lo si fa funzionare finché non sembra ovvio, e solo allora si passa al successivo. Anche l'intelligenza artificiale entra così: non come rivoluzione, ma come aiuto su compiti precisi, quando i dati sono già in ordine.

Come si legge un preventivo di digitalizzazione?

Quando il preventivo arriva, prima di guardare il totale controlla queste cose: dicono molto di chi l'ha scritto.

• Ogni voce è separata? Software, automazioni, migrazione e formazione devono avere ciascuna il suo prezzo. Un totale unico non ti permette di scegliere cosa fare subito e cosa rimandare.
• I costi ricorrenti sono dichiarati? Abbonamenti, canoni e rinnovi vanno scritti prima della firma, non scoperti al secondo anno.
• I dati e gli accessi restano tuoi? Archivi, account e password devono essere intestati a te fin dal primo giorno, così nessun fornitore può tenerti in ostaggio.
• La formazione è inclusa? Uno strumento consegnato senza formazione è uno strumento che non verrà usato.
• C'è scritto cosa NON è incluso? È la voce più onesta di tutte: se manca, le sorprese arrivano dopo.

Se vuoi farti un'idea di prezzo prima ancora di parlarci, il nostro calcolatore di preventivo è pubblico, con le cifre orientative e i costi annuali dichiarati. E se non siamo la scelta giusta per il tuo caso, te lo diciamo: abbiamo scritto apertamente quando non sceglierci.

Domande frequenti